- 制定日：2022年 12月 22日
- 改定日：2024年 11月 1日
- 株式会社 行政システム研究所
- 代表取締役社長 城 克幸
株式会社 行政システム研究所（以下「当社」という）は、自治体向けのコンサルティングサービス及びシステムの導入・保守等の情報処理サービスを通して取り扱う全ての個人情報について、JISQ15001:2023に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、役員及び従業者はこれを厳守し、適切に継続運用いたします。
- 1. 事業遂行のため必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用および提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わない措置を講じます。
- 2. 当社は、すべての事業で取り扱う個人情報及び役員・従業者等の個人情報に関して、個人情報保護に関する法律、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号を利用等に関する法律、国が定める指針およびその他の規範を遵守します。
- 3. 当社は、前項の措置により取得した個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合は、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
- 4. 当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに対して合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
- 5. 当社は、ご本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対して遅滞なく対応いたします。
- 6. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、改善いたします。
（個人情報に関する問合せ先）
株式会社 行政システム研究所問合せ窓口 ： 総務部
住所 北海道札幌市中央区南3条西10丁目1001番地5 福山南三条ビル1階
TEL 011-374-6088
当社における個人情報の取扱いについて（公表文）
1. 直接書面以外の方法で取得した個人情報の利用目的について
“ご本人から、書面に記載された個人情報を当社宛に直接に取得する”以外の方法によって取得した個人情報とその利用目的は次のとおりです。
| 個人情報 | 利用目的 |
|---|---|
| 業務受託により取得したお客様の個人情報 | 受託したシステムの提供を行うにあたり、データの移行およびセットアップを行うため |
| 協力会社社員の業務経歴書 | 受託したシステム案件の業務を行うため |
2. 当社の保有個人データ・第三者提供記録に関する周知について
(1) 事業者、代表者、個人情報保護管理者
- 事業者および代表者
-
株式会社行政システム研究所
札幌市中央区南３条西10丁目1001番地５ 福山南三条ビル１階
代表取締役 城 克幸
- 個人情報保護管理者
- 関谷 晃嗣
(2) 保有個人データおよび利用目的
| 保有個人データ | 利用目的 |
|---|---|
| 資料請求やお問合わせを頂いた方の情報 | お客様からの資料請求のお問合わせ等の対応を行うために、住所・連絡先等の情報を取得し利用します。 |
| お取引先情報 | お取引先との連絡や受託業務履行等を行うために、お取引先の連絡先やご担当者等の情報を取得し利用します。 |
| 採用応募者情報 | 採用応募者への連絡や選考等を行うために、応募者の連絡先、経歴や志望動機等の情報を取得し利用します。 |
| 従業員情報 | 従業員の雇用管理のために、従業員の住所・連絡先・生年月日・健康状態・家族等の情報を取得し利用します。 |
(3) 開示等の手続きについて
当社の保有個人データに関する“利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止”のお申し出、第三者提供記録の請求等を受けた場合には速やかに対応いたします。開示にあたっては、基本的に電磁的記録を含めて本人が指定された方法により提供します。
“開示等の請求等”に際して提出いただく書類については、以下のとおりです。
-
当社指定の請求書
当社指定の「開示等請求書」ＰＤＦファイルをダウンロードし印刷して、必要事項の全てをご記入ください。 -
ご本人確認のための書類
運転免許証、住民基本台帳カード、パスポート、健康保険被保険証等の本人照明ができる公的書類の写しを、上記①に同封してください。 -
代理人様による「開示等の請求」の場合
-
法定代理人の場合
法定代理権があることを確認できる書類（戸籍謄本等）、代理人様の本人証明ができる公的書類（上記②に同じ） -
任意代理人の場合
ご本人の印鑑登録証明書および登録印の押印がある委任状、代理人様の本人証明ができる公的書類（上記②に同じ）
-
法定代理人の場合
なお、不明な点がありましたら個人情報問合わせ窓口へ申し出ください。
当該ご請求につきましては、手数料のご負担はいただきません。
(4) 保有個人データの安全管理措置
当社で実施する主な安全管理措置は下記ですが、その他の安全管理措置の詳細を確認されたい場合は、下記の個人情報問合わせ窓口までご連絡ください。
| 対応事項 | 内 容 |
|---|---|
| 個人情報保護に係る体制強化 |
・保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、そのリスクを分析し対応策を講じるなどその保護の体制を整備しています。 ・また、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合(情報セキュリティ対応・個人情報漏えい等発生時対応・苦情対応など)の責任者への報告連絡体制を整備しています。 |
| 定期点検・監査 | 当社各部門における自己点検、監査担当による社内監査を定期的に実施しています。 |
| 従業者の教育 | 秘密保持に関する事項を就業規則に定めると共に定期的な教育研修を通じて周知しています。 |
| 社内の物理的安全管理措置 | 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置、個人データ 取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者の明確化し、個人データへの不要なアクセス防止を施しています。 |
| 技術的安全管理措置 |
・個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止しています。 ・個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。 |
3. 個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情・相談、お問い合わせなどございましたら、下記窓口までご連絡ください。
個人情報問合わせ窓口
- 株式会社行政システム研究所
-
個人情報問合せ窓口
個人情報保護管理者 関谷 晃嗣
〒060-0063
札幌市中央区南3条西10丁目1001番地5福山南三条ビル1階
TEL:011-374-6088（平日９時～１７時）
4. 認定個人情報保護団体の名称および、苦情の解決の申し出先について
※下記の連絡先は、当社の商品・サービスに関する問合わせ先ではありません。
個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。
- 認定個人情報保護団体の名称
- 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
- 苦情解決の連絡先
- 認定個人情報保護団体事務局
- 住所
-
〒106-0032
東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
- 電話番号
- 03-5860-7565 ／ 0120-700-779